¿Cómo saber si necesitas cambiar a un sistema de facturación homologado por el SENIAT y qué tienes que hacer al respecto? Gaceta Oficial N° 43.032

El 19 de diciembre de 2024 salió la Gaceta Oficial N° 43.032, donde se publicó una Providencia Administrativa (SNAT/2024/000121) que regula todo lo relacionado con los sistemas informáticos para emitir facturas y otros documentos fiscales. Aquí te cuento todo lo que necesitas saber:

¿De qué va todo esto?

Básicamente, ahora hay reglas nuevas que establecen que las empresas o personas que ofrecen software de facturación deben ser aprobadas por el SENIAT. Esto aplica a todos los que estén domiciliados en Venezuela y trabajen en este rubro. Antes de ofrecer tus servicios, necesitas el visto bueno del SENIAT.
De la misma manera, esta nueva normativa afecta principalmente a todas aquellas empresas venezolanas que facturen con facturas digitales, con máquinas fiscales u operen exclusiva o parcialmente a través de portales web o medios electrónicos; ya que se les exige llevar su facturación con un software que esté homologado por el SENIAT.

¿Qué tienen que cumplir los sistemas?

Los sistemas para emitir facturas tienen que cumplir con varios requisitos importantes:

1. Todo bajo control: Asegurar que los registros sean seguros, accesibles, confiables y no se puedan alterar.

2. Conexión directa con el SENIAT: Enviar información automáticamente y sin errores. Nada de retrasos o datos mal enviados.

3. Registro de todo: Tienen que guardar un historial automático de todas las acciones que se hagan.

4. Nada de correcciones al azar: Si hay que corregir algo, debe hacerse con notas de débito o crédito, pero los datos originales se quedan intactos.

5. Seguimiento claro: Todos los datos tienen que llevar fecha y hora exactas.

6. Respetar las leyes del IVA: Cumplir con las normativas fiscales desde que se comienza la facturación hasta que se emite el documento final.

7. Facturas al día: Cumplir con las reglas generales de facturación.

8. Acceso para el SENIAT: Permitir que el SENIAT pueda revisar los datos y el sistema en cualquier momento.

¡Novedades extra importantes!

Aquí hay algunos puntos clave adicionales a tomar en cuenta:

1. Para quienes hacen todo online: Si tu negocio opera exclusivamente a través de portales web o medios electrónicos, estás obligado a usar medios digitales para tus facturas, guías de despacho, notas de crédito, etc.

2. Si combinas métodos: Si usas tanto máquinas fiscales como portales web, debes separar las operaciones en tu Libro de Ventas y detallar todo según lo que pide el reglamento del IVA. Así como si llevas la facturación de tu negocio con facturas digitales.

3. Medidas de emergencia: ¿Se cayó el internet o no hay luz? La providencia prevé medidas de contingencia para estos casos.

4. Plazos claros:

   • El SENIAT tiene 30 días hábiles para aprobar o rechazar solicitudes de uso de medios digitales.

   • Si estás obligado a usar estos medios, debes empezar a cumplir desde el tercer mes después de la entrada en vigencia de la providencia.

5. Transición sin dramas: Las autorizaciones emitidas bajo la norma de 2014 siguen siendo válidas, pero esta norma ya queda oficialmente derogada.

6. Instructivos en camino: El SENIAT publicará guías y formatos técnicos para facilitar la implementación de esta normativa.

¿Qué se le recomienda a las compañías de consumo masivo Venezolanas (o cualquier otro negocio afectado por esta normativa)?

Ante nada queremos aclarar que, según la gaceta oficial y lo establecido públicamente por la federación del colegio de contadores públicos (fuentes al final del blog), esta normativa solo aplica para aquellas empresas que facturen con máquinas fiscales, portales web o medios digitales o a través de facturas digitales. Sin embargo, recomendamos asesorarse con un contador público autorizado si esta nueva normativa aplica para su compañía (en base a los modelos de facturación implementados).

1. Evalúa cómo manejas actualmente la facturación

• Si estás usando máquinas fiscales y también haces ventas por medios electrónicos (como un e-commerce o pagos online), asegúrate de separar las operaciones en tu Libro de Ventas. Debes registrar por separado lo que facturas con máquinas fiscales y lo que facturas electrónicamente.

• Si solo operan a través de portales web o medios digitales, la normativa te obliga a usar sistemas digitales de facturación aprobados por el SENIAT.

2. Verifica si necesitas un proveedor de sistema digital

De ser afectado por esta nueva normativa, si aún no tienes un sistema digital aprobado o tu proceso actual no cumple con los requisitos del SENIAT, busca proveedores de software homologados. Asegúrate de que el sistema:

• Envíe la información automáticamente al SENIAT.

• Permita emitir facturas, notas de crédito y débito, guías de despacho, etc.

• Mantenga registros confiables, accesibles y protegidos contra alteraciones.

3. Prepárate para las inspecciones del SENIAT

El SENIAT tiene acceso directo a los sistemas digitales que utilices, así que asegúrate de que toda la información esté al día y registrada correctamente. Además, asegúrate de que puedas cumplir con la exigencia de permitirles acceso mediante las claves y herramientas que ellos requieran.

4. Establece un plan de contingencia

Dado que la normativa menciona que puedes usar medidas de emergencia en caso de fallas (internet, luz, dispositivos), ten un plan listo para estos escenarios. Por ejemplo:

• Definir cómo registrarás las operaciones manualmente y luego las cargarás al sistema una vez restablecido el servicio.

• Tener a la mano un generador eléctrico o alternativas para no interrumpir la facturación.

5. Revisa tu situación legal y técnica con un asesor

• Si aún no tienes claro cómo implementar los cambios o si tu negocio cumple con las normas, consulta a un asesor tributario o fiscal. Esto te ayudará a evitar sanciones.

• Si ya tienes un proveedor de facturación digital, asegúrate de que estén alineados con las nuevas disposiciones.

6. Cumple con los plazos establecidos

La normativa entró en vigencia desde el 19 de diciembre de 2024, pero tienes hasta el tercer mes calendario (19 de marzo de 2025) para implementar los cambios si estás obligado a usar medios digitales. Aprovecha este tiempo para organizar todo.

7. Mantente actualizado con el SENIAT

El SENIAT publicará guías e instructivos sobre cómo usar los medios digitales para emitir facturas. Mantente pendiente de su portal o redes sociales para no perderte ninguna actualización.

En resumen, como dueño de una PYME en consumo masivo, este es el momento ideal para modernizar tus procesos de facturación. Implementar un sistema digital aprobado no solo te hará cumplir con la normativa, sino que también facilitará la gestión de tus operaciones y reducirá riesgos de sanciones. Es un cambio que puede beneficiar a tu negocio a largo plazo.

¿Qué tienen que hacer los proveedores de servicios de software para estar homologados por el SENIAT?

Si quieres ofrecer sistemas para emitir facturas digitales o sea utilizado por compañías que facturen con alguna de las 3 maneras establecidas anteriormente, necesitas presentar una solicitud al SENIAT. Aquí lo que tienes que incluir:

1. Datos de identificación del solicitante

2. Correo electrónico

3. Ficha técnica de sistema informático: Aplicativo, lenguaje, base de datos, monitoreo y auditoría, tipo de conexión con las plataformas. 

4. Copia digitalizada de los manuales técnicos para usuarios 

5. Copia digitalizada de manual técnico del fabricante (hardware), según corresponda.

6. En el caso de personas naturales presentar original y copia de la cédula de identidad. 

7. En el caso de personas jurídicas: Anexar copia de su acta constitutiva y su última modificación, si la hubiere, con vista al original, copia de las cédulas de identidad del representante legal y de los socios principales. 

8. Declaración jurada en la que manifieste no estar incurso en cualquiera de las causales previstas en el artículo 7 de la providencia.

¿Cuándo empezó a correr esta nueva regla?

La providencia ya está activa desde el mismo día en que se publicó en la Gaceta Oficial, el 19 de diciembre del 2024. Se le permite un plazo de 90 días a las compañías para ponerse al día con la normativa, es decir, hasta el 19 de marzo del 2025. Así que, si estás en este mundo, estas a tiempo de efectuar los cambios necesarios.

Para más detalles, puedes revisar el artículo original en Finanzas Digital o buscar información directamente en el portal del SENIAT.

¿Más dudas?

Te dejamos a mano la gaceta oficial N 43.032 y esta grabación del vivo realizado por la federación del colegio de contadores públicos para aclarar mayores dudas.

Otras fuentes utilizadas: https://finanzasdigital.com/gaceta-oficial-n-43-032-requisitos-proveedores-sistemas-informaticos-emision-facturas-fiscales/, https://www.moore-venezuela.com/MediaLibsAndFiles/media/venezuelaweb.moorestephens.com2020/Images/43-032.pdf, https://assets.kpmg.com/content/dam/kpmg/ve/pdf/2024/12/providencia-facturaci%C3%B3n-taxnews.pdf

La información aquí contenida es de naturaleza general y no tiene el propósito de abordar las circunstancias de ningún individuo o entidad en particular. Aunque procuramos proveer información correcta y oportuna, no puede haber garantía de que dicha información sea correcta en la fecha que se reciba o que continuará siendo correcta en el futuro. No se deben tomar medidas con base en dicha información sin el debido asesoramiento profesional después de un estudio detallado de la situación en particular.