Facturación en Venezuela: Facturas Digitales vs. Facturas de Formato Libre

En Venezuela, la facturación es un proceso clave para cualquier empresa de consumo masivo. Con los constantes cambios en la normativa tributaria y las actualizaciones tecnológicas, es fundamental entender las opciones disponibles para cumplir con las regulaciones del SENIAT y optimizar la operación de tu negocio. Hoy hablaremos de dos de los mecanismos de facturación más utilizados en el país: las facturas digitales y las facturas en formato libre.

¿Qué son las facturas digitales?

Las facturas digitales, también conocidas como facturación electrónica, son documentos fiscales generados y almacenados en formato digital. En Venezuela, este sistema ha ganado relevancia debido a su eficiencia y facilidad de gestión. Para emitir facturas digitales, las empresas deben contar con la autorización del SENIAT y utilizar un proveedor de servicios autorizado.

¿Para qué se usan y cómo se usan las facturas digitales?

Las facturas digitales se utilizan para documentar ventas de bienes y servicios, garantizando el cumplimiento fiscal y facilitando la auditoría de transacciones. Su uso implica contar con un software autorizado por el SENIAT, generar facturas electrónicas en tiempo real y almacenarlas digitalmente para su consulta y verificación posterior.

Pros

• Mayor control y seguridad: Reduce el riesgo de falsificación, errores humanos o pérdida de documentos.

• Agiliza los procesos: Permite una gestión más rápida y eficiente de la facturación.

• Cumplimiento normativo: Facilita el reporte de impuestos y mejora la trazabilidad de las transacciones.

Contras

• Dependencia de la conexión a internet: Sin acceso a internet, no se pueden emitir facturas en tiempo real.

• Costos iniciales y de mantenimiento: Requiere inversión en software, capacitación del personal y, en algunos casos, pago a proveedores certificados.

• Adaptación al sistema: Puede representar un desafío para empresas pequeñas o tradicionales que no están familiarizadas con la digitalización.

Modelos de pago en facturación digital

En la mayoría de los proveedores de facturación digital existen distintos modelos de pago. Los más comunes son:

• Paquetes prepagados: Consisten en la adquisición de una cantidad fija de facturas con antelación. Por ejemplo, un paquete de 100 facturas puede tener un costo de $32 USD.

• Paquetes mensuales: Su precio se calcula de manera personalizada, en función del promedio de facturas que emite una empresa en un mes. Este costo puede variar mensualmente según el volumen de facturación.

Asimismo, algunos proveedores de facturación digital cobran una tarifa por la implementación del sistema, mientras que otros ofrecen este servicio sin costo adicional.

¿Qué compañías están avaladas por el SENIAT como proveedores de facturación digital?

El SENIAT mantiene un listado actualizado de empresas autorizadas para prestar servicios de facturación digital en Venezuela. Para obtener información sobre los proveedores certificados, se recomienda visitar el portal web del SENIAT o consultar directamente con la entidad reguladora.

Acá puedes encontrar una lista con algunas de las compañías que prestan el servicio de facturación digital actualmente en Venezuela según la página del SENIAT al día de hoy:

• Corporación Unidigital 1220, C.A

• Soluciones Laser

• Proveedor de Certificados Procert ITFB, C.A

• The Factory HKA Venezuela, C.A

• Serdimpre, C.A

• Imprentas Digitales 421, C.A

• Novus Desarrollo Digital, C.A

• Amazing Global de Venezuela, C.A

• Smart Innovaciones Tecnológicas, C.A

• CG La imprenta Digital, C.A

• Banking Technologies Consulting.

Antes de realizar una compra, se recomienda verificar que la compañía cumpla con las normativas vigentes del SENIAT y consultar con un especialista en facturación digital para garantizar su correcta implementación.

¿Qué tipo de empresa necesita usar factura digital según la ley venezolana?

Según la normativa del SENIAT, las empresas con grandes volúmenes de facturación, aquellas que operan en el comercio electrónico o prestan servicios en línea, y compañías que buscan optimizar su gestión administrativa deben implementar facturación digital. Además, algunas empresas pueden estar obligadas a usar este sistema si así lo establece la autoridad tributaria.

¿Cómo implementar un sistema de facturación digital en tu compañía?

Para implementar la facturación digital en tu empresa, debes seguir estos pasos:

1. Solicitar autorización del SENIAT: Presentar la solicitud para obtener el permiso correspondiente.

2. Elegir un proveedor certificado: Contratar un proveedor de facturación digital autorizado por el SENIAT.

3. Configurar el sistema: Integrar el software de facturación con los procesos administrativos de la empresa.

4. Capacitar al personal: Asegurar que el equipo de trabajo esté familiarizado con el nuevo sistema.

5. Realizar pruebas y ajustes: Antes de operar oficialmente, verificar que el sistema funcione correctamente.

6. Iniciar la emisión de facturas digitales: Una vez aprobado, comenzar a generar y almacenar facturas electrónicas según la normativa.

   
   

¿Qué es una factura de formato libre?

En Venezuela, una factura de formato libre es un tipo de documento fiscal que se utiliza para registrar ventas o servicios. Este tipo de factura se puede emitir de manera manual, en formato físico, y es una alternativa en ciertos casos donde no se cuenta con la tecnología necesaria para emitir facturas electrónicas o con máquinas fiscales registradas ante el SENIAT.

Características de la factura de formato libre

1. Emisión manual: A diferencia de las facturas electrónicas o aquellas emitidas por máquinas fiscales, las facturas de formato libre se escriben manualmente en un formato determinado. A pesar de ser manual, deben cumplir con ciertos requisitos establecidos por el SENIAT.

2. Cumplimiento con la ley: Aunque se emiten de manera manual, estas facturas siguen siendo válidas si cumplen con los requisitos fiscales exigidos por el SENIAT, como la inclusión de los datos del emisor (nombre o razón social, RIF, dirección fiscal, entre otros) y la descripción detallada de la venta o servicio.

3. Requisitos específicos: Una factura de formato libre debe contener ciertos elementos para ser considerada válida, como:

   • Datos del emisor (nombre o razón social, RIF, dirección fiscal).

   • Datos del receptor (nombre o razón social, RIF).

   • Descripción del producto o servicio.

   • Precio unitario y total.

   • Fecha de emisión.

   • Número consecutivo (si no está emitida por una máquina fiscal, se debe llevar un control manual de los números de las facturas).

4. Uso temporal: La factura de formato libre se utiliza generalmente de forma temporal, mientras se regulariza la situación fiscal del contribuyente, por ejemplo, cuando no se tiene una máquina fiscal o no se ha hecho el registro de las máquinas ante el SENIAT.

5. Riesgos y limitaciones: Las facturas de formato libre pueden presentar algunos riesgos si no se cumplen los lineamientos fiscales, como la posibilidad de que no sean aceptadas en auditorías o inspecciones del SENIAT, o incluso ser sancionadas por no cumplir con los procedimientos establecidos.

¿Cuándo utilizar una factura de formato libre?

Aunque el uso de la máquina fiscal es obligatorio para la mayoría de las empresas en Venezuela, hay circunstancias donde una PyME puede recurrir a las facturas de formato libre, como en los siguientes casos:

• Pequeños contribuyentes: En ciertos casos, el SENIAT permite a los pequeños contribuyentes que no superan ciertos límites de facturación, usar este tipo de factura. Utilizando un facturero impreso de formato libre, e imprimiendo sobre el mismo. 

• Falta de acceso a una máquina fiscal (en caso de que sea obligatorio el uso de la misma para su negocio): Si la empresa no tiene acceso a una máquina fiscal registrada o no ha podido implementarla aún.

Diferencia entre factura digital y factura en formato libre

Las facturas digitales son aquellas emitidas electrónicamente con la autorización del SENIAT y cumplen con requisitos específicos de seguridad y almacenamiento. Estas facturas garantizan la trazabilidad de las transacciones y su validez ante el ente regulador. Por otro lado, las facturas en formato libre son documentos físicos o digitales que no necesariamente cumplen con los requisitos de la facturación electrónica ni están avalados por el SENIAT. Aunque pueden servir para control interno, no tienen la misma validez fiscal que una factura digital o una emitida por una máquina fiscal.

¿Qué me conviene más: Factura digital o factura en formato libre? 

La elección entre facturación digital y facturas en formato libre dependerá de varios factores:

• Facturación digital: Ideal para empresas con alto volumen de transacciones, comercio electrónico y aquellas que buscan optimizar procesos administrativos. Permite una mejor trazabilidad, automatización y reduce costos operativos a largo plazo. Sin embargo, no todas las empresas están obligadas a facturar digitalmente. La normativa del SENIAT establece que empresas con grandes volúmenes de facturación, negocios en el sector del comercio electrónico y compañías que buscan una mayor eficiencia en la gestión administrativa deben adoptar la facturación digital. En cambio, pequeñas empresas o negocios que operan con ventas esporádicas pueden seguir utilizando otros métodos de facturación, facturas en facturero impreso, siempre que cumplan con los requisitos fiscales correspondientes.

• Facturas en formato libre: Son útiles para pequeñas empresas o emprendedores que no tienen la obligación de emitir facturas electrónicas o fiscales. Sin embargo, tienen limitaciones en cuanto a su validez tributaria y control fiscal, ya que no cuentan con la misma aceptación legal que una factura digital o fiscal. Esto puede afectar a empresas que necesitan deducir impuestos, presentar reportes contables o realizar transacciones con entidades que exigen comprobantes fiscales válidos. Si tu empresa es una pyme de consumo masivo, es importante verificar con el SENIAT si estás obligada a emitir facturas digitales, ya que algunas actividades económicas pueden requerirlo por normativa fiscal.

¿Qué están haciendo la mayoría de las PyMes de Consumo masivo en Venezuela al respecto? 

Hasta el momento, debido a que la Providencia 121 es muy reciente, la mayoría de las empresas encuestadas mantendrán la facturación con el sistema tradicional que venían llevando hasta tener más información sobre la nueva normativa. Sin embargo, están atentos a novedades por parte del SENIAT y sus representantes contables y legales para emitir los cambios requeridos según la ley en su proceso de facturación. 

En cualquier caso, es importante evaluar cuál solución se adapta mejor a las necesidades operativas y regulatorias de tu negocio con un especialista en el área. Así como, estar al día con los costos y siguientes pasos a tomar de ser necesario el cambio a facturación digital; y, contar con un proveedor de software de facturación que tenga los permisos necesarios para prestar este servicio. 

La información aquí contenida es de naturaleza general y no tiene el propósito de abordar las circunstancias de ningún individuo o entidad en particular. Aunque procuramos proveer información correcta y oportuna, no puede haber garantía de que dicha información sea correcta en la fecha que se reciba o que continuará siendo correcta en el futuro. No se deben tomar medidas con base en dicha información sin el debido asesoramiento profesional después de un estudio detallado de la situación en particular.